К сожалению, претензии и жалобы по грузам дело не редкое. И причин этому множество: покупатель может получить товар с большой задержкой, товар может быть поврежден, или ему могут отправить совсем не те модели, которые он заказывал. Поэтому составление писем-претензий, а другими словами рекламаций, дело привычное в практике деловых отношений.
При написании жалоб и претензий следует помнить следующее:
- Прежде чем начать описывать свою проблему, укажите номер, дату вашего заказа
- Укажите, на что именно вы соглашались и за что готовы были платить, т.е. укажите модель, серию товара, которую вы заказывали. Для этого подойдет и номер, дата каталога по которому вы делали заказ. Укажите оговоренные сроки и метод поставки.
- Разъясните к каким неудобствам и потерям привела несвоевременная доставка или поставка некачественного товара.
- Оцените ущерб как материальный, так и моральный (в связи с испорченной репутацией).
- Предложите альтернативу, как вы видите разрешение данной проблемой.
- Добавьте чуточку меда тем, что несмотря на оказанные неудобства не хотели бы сразу рвать отношения, а, наоборот, надеетесь, что это какое-то нелепое недоразумение.
- Просьба о быстром ответе.
Давайте рассмотрим некоторые фразы, которые могут быть полезны при написании жалоб, претензий по качеству товара:
|
…. (the name of item) we ordered from you on date was received on date. The following parts were received damaged – |
… (название товара), заказанный у Вас, был доставлен вовремя. Но был обнаружен следующий брак (частей, деталей и т.п.): … |
|
I have been installing … (name of product) for number years now. Since … (date), I have received number complaints from my customers and have had to replace number units. |
Уже на протяжении многих лет я занимаюсь установкой … (название товара). Но с … (дата) я получил множество жалоб от своих клиентов и был вынужден заменить целый ряд (название товара). |
|
The … which arrived at my store had faulty mechanisms which caused them to fall over instead of … — as promised in your advertising brochure. |
Партия … (название товара), которая была доставлена мне на склад, неисправна. В них какая-то проблема с механизмом, которая послужила причиной того, что они не работают, вместо того чтобы они … — как было обещано в рекламной брошюре. |
|
They were (i.e. goods) delivered in substandard condition and cannot be fixed. |
Они (товар) были доставлены в несоответствующем качестве и не могут быть исправлены. |
|
The case of … (goods name) that I purchased from your company do not work. I am, therefore, returning them to you and requesting that you credit my account the amount charged plus shipping. |
Из-за того что, купленные у вас, … (название товара) не работают. Я обращаюсь к вам с просьбой вернуть мне (на счет) оплаченную сумму за товар и сумму за его доставку. |
|
This has led me to the unavoidable conclusion that too many faulty units are being shipped, which means that you have a breakdown in your quality-control procedures. |
Что привело меня к неизбежному выводу, что в доставленной партии товара присутствует очень много неисправной (бракованной) продукции. Это означает, что в вашей системе контроля качества товара существуют серьезные упущения (проблемы). |
|
On receipt of replacements for these parts, we will make arrangements with you for the return of the damaged items. |
При получении замены этих частей, мы с вами договоримся, как нам вернуть обратно поврежденные детали. |
|
I strongly urge you to reevaluate your quality-control program in order to determine where the breakdown is occurring. |
Убедительно прошу Вас проверить свою систему (программу) контроля качества, дабы найти сбой в работе программы. |
|
I wish my account to be issued a credit instead of you replacing the faulty merchandise. Please find enclosed the copies of your invoice, #1342, in the amount of $150 and my invoice for shipping charges of $ 5. |
Вместо замены неисправного товара, я хочу, чтобы вы на мой счет открыли кредитную линию. Высылаю копию инвойса # 1342, на сумму в $ 150, и инвойс за транспортировку товара на сумму в $ 5. |
|
Please give me a call or drop me a note at your earliest convenience in response to this complaint. I would especially like to know how you plan to improve your quality control. |
Прошу, пожалуйста, позвоните мне или напишите как можно скорее письмо-ответ на эту претензию. Также хотелось бы узнать, как вы планируете улучшить свою систему контроля качества. |
|
These repeated problems are making my customers unhappy, which means they are making me very unhappy. |
Эти повторяющиеся проблемы приводят к тому, что мои клиенты недовольны. А если они недовольны, то недоволен и я. |
|
This may have been an oversight on the part of your shipping department. If not, we suggest that you reevaluate your damage-prevention procedures. |
Возможно, это ошибка (оплошность) со стороны вашего Отдела Доставки. Если нет, то советуем вам проверить систему по предотвращению брака. |
|
This situation cannot be ignored. You can’t afford it, and I can’t afford it. |
Эту проблема нельзя оставить без внимания. Вы не можете позволить себе это, так же как и я не могу себе этого позволить. |
|
You will probably want to know that our Receiving Department reports that the merchandise was packed without adequate cushioning material. |
Вам, вероятно, интересно знать, что сообщает наш Отдел по Приему Товара. Так вот: товар был упакован без соответствующего прокладочного материала (или товар был упакован не надлежащим образом). |
|
Your prompt attention to this matter is appreciated. |
Ваш скорый ответ по этому вопросу только приветствуется. |