Заказ товара является основной частью деятельностью многих компаний, особенно тех, которые связаны с торговлей. Правильно составить письмо-заказ товара – дело очень ответственное, т.к. напрямую связанно с финансами. Одно неверное слово, запятая в цифрах, цифра в названии модели – и вы рискуете потерять или потратить деньги не на то, что планировалось.
Существует даже определенная бизнес этика для правильного составления письма-заказа.
Прежде чем составлять письма-заказы следует помнить несколько правил:
- Иностранные компании любой заказ сопровождают «covering letter», что и переводится как «сопроводительное письмо». Обычно в этих письмах дается краткая, но исчерпывающая информация по заказу (номер платежа, дата доставки, вид упаковки, отгрузка, задержка товара, размер заказа и т.п.). Изучив это письмо, становится ясно что, когда, куда и в каком количестве будет доставлено. Существуют даже специальные пронумерованные формы для covering letters.
- Письмо-заказ товара распечатывается на фирменном бланке компании
- Указывается дата и присваивается номер письму, чтобы в дальнейшем при переговорах, особенно при переписке ссылаться на это письмо.
- В письме-заказе обязательно должна быть разъяснена следующая информация: согласованные цены;
предоставляемые скидки; модели, желательно с ссылкой на каталог, цвет, материал заказанного товара, его количество, качество; упаковка; доставка; форма оплаты; подтверждение сроков оплаты и предоставляемые документы (квитанции, инвойсы, счета-фактуры и т.п.)
Любой заказ, даже после тщательных устных переговоров на английском, обсуждений всех условий и внесений коррективов, должен быть обязательно зафиксирован фирменном бланке и скреплен печатью. Кстати, а вот заказывать Технику на сайте http://btvdom.ru намного проще. Вам достаточно выбрать понравившуюся бытовую технику, положить ее в "корзину" и оформить свой заказ. Все очень быстро и легко!
Предлагаем вам изучить выражения, которые, возможно, будут вам очень полезны при составлении писем-заказов:
|
We acknowledge receipt of your samples and quotation of… (date). Please find enclosed our order No…, for … (name of product). |
Подтверждаем получение образцов вашей продукции и оферты (формальное предложение определенному лицу заключить сделку с указанием полных условий; коммерческое предложение) от …(дата). Пожалуйста, изучите высланный в приложении файл по нашему заказу № … на …(название товара). |
|
We would remind you that, as stipulated in our letter of …, the … (name of product) must be delivered to our warehouse in … before … (date) |
Напоминаем, что как указано в нашем письме от … , … (название товара) должен быть доставлен на наш склад в … до … (дата). |
|
Enclosed you will find our order No. … for … In accordance with your terms of payment we have instructed … (name of bank) to open a credit for $… in our favor at their branch office in … This branch office will accept your draft on them for the amount of your invoice. |
Во вложении вы найдете наш заказ № … на … Согласно вашим условиям оплаты мы открыли кредитный счет в … (название банка) на сумму …$ в их филиале в … Это филиал банка будет принимать ваши векселя согласно суммам указанным в вашем счете на оплату. |
|
Thank you for responding so quickly to our telephone inquiry of … about your … (name of product); catalog No …, Model No … |
Спасибо за скорый ответ на наш телефонный запрос от … по … (название продукта); каталог №…, модель № …. |
|
We believe that these high-quality … will sell well and therefore we enclose our order form No. … for a substantial trial order. We accept your terms and also confirm that payment will be made by irrevocable letter of credit. |
Мы считаем, что этот высококачественный …(товар) будет очень хорошо продаваться, и поэтому высылаем свой пробный заказ № … Мы согласны с вашими условиями и подтверждаем, что оплата будет произведена по безотзывному аккредитиву. |
|
Please acknowledge this order and also confirm that you will make delivery to … before …(date). |
Пожалуйста, вышлите подтверждение данного заказа, а также подтвердите, что вы согласны осуществить поставку в … до … (дата). |
|
We thank you for your quotation of .. for the supply of … and find your terms acceptable. We are pleased to enclose our order No. … for … (Cat. No. …, Mod. No. …) at $ … per unit. |
Благодарим Вас за Ваше коммерческое предложение от … на поставку … и считаем выдвигаемые Вами условия приемлемыми. Мы рады отправить Вам свой заказ № … на поставку … (кат. № …, мод. № …) по цене … за штуку. |
|
We are happy to enclose our trial order No. …, for …, size …, … color; at $ …per unit, subject to six percent quantity discount. |
Мы рады вам выслать наш пробный заказ № … на …; размер …; цвет — …; по цене … за штуку; с учетом скидки в 6% на сумму заказа. |
|
Please sign the duplicate of the enclosed order form and return it to us as your acknowledgment. |
Пожалуйста, подпишите дубликат высланного заказа (формы заказа) и перешлите его нам. |
|
As stated in your quotation of …, we may expect immediate shipment from stock. |
Как мы указали в нашем предложении от … , мы можем рассчитывать на немедленную отгрузку со склада. |
|
We would appreciate delivery within one month and look forward to your acknowledgment. |
Мы будем признательны за доставку товара в течение одного месяца и с нетерпением ждем вашего подтверждения. |
|
We are looking forward to your acknowledgment. |
С нетерпением ждем вашего подтверждения. |
Также можете почитать статью "Ответы на письма-запросы на английском".